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Communication des documents administratifs

La CADA (Commission d'Accès aux Documants Administratifs) a été créée en 1978 pour assurer la bonne application du droit d'accèsissue de loi du 17 juillet 1978.

 

Afin de savoir quels documents administratifs peuvent être  communiqués à des tiers, la CADA a mis en ligne ses avis , classés par  fiches thématiques .

 

Voici l'extrait du site concernant la Police Administrative

En matière d’ordre et de salubrité, qui intéresse l’ensemble des citoyens et des résidents, les limites au droit d’accès sont posées par deux principes de la loi du 17 juillet 1978 particulièrement présents qui sont le risque d’atteinte à la sécurité publique d’une part et d’autre part la mise en cause de personnes physiques.

Police et ordre public

Les documents qui relèvent des mesures de police réglementaire sont largement accessibles. Ainsi, l’ensemble des arrêtés municipaux relatifs aux conditions de circulation, les arrêtés de nomination des fonctionnaires de police sont communicables sans restriction. De même le registre des établissements titulaires d’une licence IV est communicable (20052125).

Toutefois, si la divulgation d’informations présente un risque ou une menace pour la sécurité publique en gênant le maintien de l’ordre ou en affaiblissant la protection des personnes et des biens, l’article 6 de la loi permet de refuser la communication de documents comportant ces informations. Citons par exemple des documents portant sur l’organisation des services de sécurité, des secours, les équipements utilisés, les systèmes de sécurité mis en place.

À la différence des rapports de police judiciaire, les rapports de police ou de gendarmerie établis à l’occasion d’opérations de police administrative ont le caractère de documents administratifs. Toutefois, la communication de ces rapports, mettant en cause des personnes physiques, peut être limitée aux seuls intéressés ou faite après l’occultation de certaines mentions. Il en va ainsi d’un rapport sur un accident (20054519), sur une altercation entre personnes ou à l’occasion de troubles de voisinage (20071935), de la main courante tenue par un commissariat (20072298), ou d’un compte rendu d’intervention des pompiers.

Sécurité des établissements accueillant du public

Dans leur ensemble, les documents relatifs à la sécurité des établissements recevant du public (20100559), qu’ils soient publics (salles des fêtes, mairies, écoles (20050736)) ou privés (bars, discothèques (20083910)) sont pour l’essentiel communicables à toute personne. Il en va ainsi des procès-verbaux, des arrêtés de visite (20051279), des rapports d’inspection des commissions de sécurité, des registres de sécurité, ou encore d’une liste d’établissements ayant obtenu un avis défavorable de la commission communale de sécurité (20082768), ou une mise en demeure pour non-respect des règles de sécurité (20060848).

Hygiène et salubrité

En matière d’hygiène et de salubrité, il importe de distinguer les documents qui revêtent un caractère nominatif.

Sont librement communicables, les documents qui concernent un établissement public (20061873) ou des équipements collectifs tels qu’un rapport de service technique sur une piscine ou des mesures d’ordre général telles qu’un arrêté de péril. Le fait que le rapport soit établi par une société privée n’a pas d’incidence sur son caractère administratif.

La communication des analyses de l’eau, de l’air ou autres documents comportant des données environnementales tels que les rapports sur les nuisances sonores relève du régime particulier instauré par la loi n° 2005-1319 du 26 octobre 2005, plus favorable que le régime général de communication, et qui sera analysé dans la lettre de février 2009.

Les documents qui se rapportent à une propriété privée mettent souvent en cause le propriétaire et révèlent son comportement. Ils revêtent alors un caractère nominatif et ne sont communicables qu’aux intéressés.

La Commission reconnaît aux locataires la qualité d’intéressés s’agissant de la communication d’un rapport d’un inspecteur de salubrité ou d’un rapport des services d’hygiène et de santé (20050598) portant sur leur logement, ou encore d’un rapport établi par un professionnel sur une ventilation alors que le propriétaire s’oppose à la communication au locataire (20060168). De même, la Commission a estimé que les documents d’instruction lors d’une procédure d’insalubrité, dont les correspondances échangées entre l’administration et le propriétaire étaient communicables au locataire (20071986) (voir aussi péril ordinaire (20061435) et péril imminent (20084356)).

De manière générale, les lettres de dénonciation (20062702), de plainte (20103708) (à l’origine d’une mise en demeure (20061232) ou pour nuisances (20081111)), dans la mesure où elles révèlent le comportement de leur auteur, ce qui pourrait lui porter préjudice, ne sont pas communicables à un tiers où communicables sous réserve que l’anonymat de l’auteur puisse être préservé par occultation.
 
 
ainsi que sur l'urbanisme :

Autorisations individuelles

Les documents détenus par l’administration relatifs aux autorisations individuelles d’urbanisme sont par nature communicables à toute personne qui en fait la demande :

Elles sont communicables dans leur ensemble dès qu’une décision est intervenue.

La communication ne peut avoir lieu que lorsque l’administration a statué sur la demande. Tant que la décision n’est pas intervenue, les documents ont un caractère préparatoire et échappent donc provisoirement au champ d’application de la loi du 17 juillet 1978 (20080278, 20081120).

Le fait de clore l’instruction d’une demande de permis de construire ayant fait l’objet d’un retrait à titre gracieux, ou de classer une demande de permis de construire sans suite (20023860) constitue une décision administrative (explicite ou implicite) qui rend les documents communicables sans délai.

En vertu du principe de l’unité du dossier de permis de construire, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient. Il en va ainsi par exemple des avis émis par les services de l’État (les services instructeurs de la DDE (20071529), l’architecte des bâtiments de France (20080560), le service gestionnaire de la voirie (20071887), et des documents privés produits par le pétitionnaire à l’appui de sa demande, comme les plans et descriptifs (20073964), y compris les plans d’architectes (20035037). Toutefois en vertu de la protection de la vie privée ou autres secrets protégés, des restrictions de communication peuvent être justifiées, comme pour un avis d’imposition contenu dans le dossier (20081166) ; ou entraîner l’occultation de certaines informations d’un acte notarié (20062766) ou des plans d’un supermarché signalant l’emplacement de la salle des coffres (20070503).

 

L’affichage ne vaut pas diffusion publique

La Commission rappelle régulièrement que les mesures d’affichage ne constituent pas une diffusion publique au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, car elles sont le plus souvent temporaires et partielles et ne permettent pas au demandeur d’obtenir une copie du document affiché (20023313, 20080243).

 

Le régime particulier des DIA

Les déclarations d’intention d’aliéner, qui contiennent des informations relatives au patrimoine des particuliers, ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 protégeant le secret de la vie privée, que ces déclarations aient été suivies ou non d’une préemption (20021194). Plus généralement, le secret s’étend à l’existence même de la déclaration, car elle révèle l’intention du propriétaire du bien de s’en défaire (20070857).

 

En cas de contestation ou d’infractionLes lettres de dénonciation relatives au non-respect des règles d’urbanisme ou à la non-conformité à un permis de construire sont des documents administratifs qui font apparaître le comportement de leur auteurs, dont la divulgation est susceptible de leur porter préjudice conformément à l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Ces dispositions font obstacle à la communication de ces courriers à tout tiers sauf à ce que l’occultation des mentions identifiantes soit possible et sous réserve qu’elle aboutisse à un document dont la communication garde un sens (20052761).

 

Les procès-verbaux de constat d’infraction au code de l’urbanisme sont élaborés pour être transmis à l’autorité judiciaire. Qu’ils donnent ou non lieu à l’ouverture d’une instance, ils ne sont communicables que dans les formes et selon les modalités propres à la procédure pénale (20031471).

 

En revanche, le constat de visite dressé par les services municipaux sur un défaut d’implantation d’une construction par exemple, est un document administratif et donc communicable selon les dispositions de la loi du 17 juillet 1978 (20073161). La Commission a également estimé qu’un rapport de constatation d’infraction faite par la police municipale, non transmis à l’autorité judiciaire, ne constitue pas un procès-verbal d’infraction et est un document administratif communicable (20063119).

 

Les registres et listes susceptibles d’être utilisés à des fins commerciales

 

Le registre des permis de construire est intégralement communicable sans qu’il y ait lieu de distinguer selon qu’une décision a ou non été prise sur la demande. En effet, une demande de permis de construire donne immédiatement lieu à l’inscription du nom du pétitionnaire sur le « registre des permis de construire » qui n’est lui-même préparatoire à aucune décision, contrairement au permis de construire lui-même (20062797).

 

Le registre des préemptions est tenu dans toute commune où le droit de préemption a été institué, en application de l’article L. 213-13 du code de l’urbanisme. Il peut être consulté par toute personne qui peut également en obtenir un extrait (20072515). Il ne doit pas être confondu avec le registre des déclarations d’intentions d’aliéner (DIA) que l’on trouve quelquefois dans les communes, mais dont la tenue n’est pas obligatoire. Ce dernier, s’il existe, reprend des informations couvertes par le secret de la vie privée et n’est, par conséquent, communicable qu’aux seules personnes concernées par ces déclarations, en application de l’article 6-II de la loi du 17 juillet 1978 (20012281).

Les registres d’urbanisme, qu’ils soient informatisés ou non, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande (20033178), sans qu’il y ait lieu de s’interroger sur la qualité du demandeur (agence immobilière (20053848), entreprise (20073182)).

 

La liste des noms des propriétaires des parcelles cadastrales correspondant aux lots d’un lotissement est communicable, sous réserve de l’occultation des informations dont la communication serait de nature à porter atteinte au secret de la vie privée des intéressés, telles que les coordonnées téléphoniques (20064383).

 

La liste des candidats à l’acquisition de lots d’un lotissement du domaine privé d’une commune ne revêt pas le caractère d’un document administratif au sens de la loi du 17 juillet 1978 (20065576).

 

La réutilisation des informations contenues dans les documents d’urbanisme

La Commission, compétente en matière de réutilisation des informations publiques (chapitre II, art. 10 à19), s’est prononcée à plusieurs reprises sur cette question dans le domaine de l’urbanisme. Elle s’est notamment déclarée favorable à la consultation, par une entreprise, de la liste des permis de construire d’une commune à des fins commerciales (20073182). Dans le cas d’un registre des autorisations d’occupation des sols, qui contient des données à caractère personnel, elle a rappelé qu’il appartient à l’administration de mettre en garde la société ayant sollicité la communication sur les obligations qui lui incombent en vertu du II de la loi du 17 juillet 1978 et de la loi du 6 janvier 1978, notamment son article 36, qui subordonne la réalisation d’un traitement de données à caractère personnel à des fins commerciales à l’accord exprès de la personne concernée ou à l’autorisation préalable de la CNIL (20080010).

Préemption, expropriation, PLU et autres opérations d’aménagement

Préalablement à la préemption d’une propriété ou à une mesure d’expropriation, France Domaine réalise une estimation du bien, basée sur les prix du marché. L’estimation constitue un document administratif qui conserve un caractère préparatoire et ne peut être communiqué, selon la procédure, que :

  • lorsque le juge de l’expropriation est saisi (20101398) ;
  • lorsque l’assemblée territoriale adopte la décision de préempter (20101829).

Les principales opérations d’aménagement et l’élaboration ou la révision du PLU font l’objet d’enquêtes publiques. La procédure d’enquête publique prévoit une information du public et suspend provisoirement l’application de la loi du 17 juillet 1978. Pour le régime de communication des documents relatifs à ces opérations, voir la fiche enquêtes publiques.